Viden

Sådan skaber du velfungerende snitflader i dit kvalitets- og ledelsessystem

Kvalitets- og ledelsessystemer er i dag ofte del af større IT-landskaber. De skal spille sammen med ERP, HR-systemer, identitetsstyring og andre datakilder – ofte i cloudbaserede og løbende forandrende miljøer..

Tidligere

Næste

Af: Jakob Vibe, Operations Manager & Senior Software Architect hos IPW Systems

Når snitfladerne fungerer, bliver kvalitetsarbejdet mere sammenhængende, anvendeligt og værdiskabende. Når de ikke gør, opstår der hurtigt friktion, manuelle arbejdsgange og usikkerhed om data og ansvar.

For kvalitetsansvarlige og systemansvarlige er snitflader derfor ikke et teknisk nicheemne. De er centrale for kvaliteten af ledelses- og kvalitetsarbejdet.

Når systemer ikke hænger sammen, mister kvaliteten gennemslagskraft

I mange organisationer er kvalitetsdata fordelt på flere systemer: dokumenter ét sted, registreringer et andet og opfølgning et tredje. Det gør det svært at skabe et samlet overblik og sikre, at data er konsistente, opdaterede og sporbare.

Samtidig stiller både standarder og ledelse i stigende grad krav til dokumentation, sporbarhed og datastyring. Her bliver kvaliteten af snitfladerne afgørende – ikke kun for compliance, men for tilliden til data.

Hvis brugerne oplever systemskift som besværlige, eller hvis data ikke hænger sammen, falder anvendelsen hurtigt. Resultatet er kendt: dobbeltregistrering, manuelle workarounds og afhængighed af enkelte nøglepersoner.

Fra customized system til fleksibelt standardsystem.

Vi har hjulpet hundredvis af kunder i alle brancher. Kontakt os og hør om nogle af dem, der ligner dig.

Lad os tage en snak

Kvalitetsansvarligens rolle i systemlandskabet

Som ansvarlig for ledelses- og kvalitetsledelsessystemet befinder du dig ofte i krydsfeltet mellem forretning og IT. Du er sjældent den, der bygger integrationerne – men du er den, der mærker konsekvenserne, hvis de ikke fungerer.

I praksis betyder det, at du er med til at definere:

hvilke data der er forretningskritiske
hvordan de skal anvendes i kvalitetsarbejdet
og hvilke krav der stilles til adgang, stabilitet og sporbarhed

I moderne kvalitetsledelse er snitflader en del af governance. Det handler om ejerskab, datakvalitet og klare rammer – ikke om at integrere alt med alt.

To kritiske integrationer i kvalitets- og ledelsessystemer

Organisationer, der får værdi ud af deres kvalitets- og ledelsessystem, har typisk styr på to grundlæggende integrationer: identitetsstyring og stamdata.

Identitetsstyring
– hvem har adgang til hvad

Når brugere skal logge ind med forskellige credentials på tværs af systemer, falder anvendelsen markant. Single Sign-On og central identitetsstyring er ikke kun en bekvemmelighed – det er en forudsætning for, at kvalitetsarbejdet bliver en naturlig del af hverdagen.

I praksis betyder det, at IPW integrerer med organisationens identitetsudbyder (typisk Microsoft Entra ID, Okta eller lignende). Når en medarbejder starter eller skifter rolle, opdateres adgange automatisk. Når en medarbejder fratræder, lukkes adgangen centralt.

Det reducerer administrativt overhead, styrker sikkerhed og sikrer, at de rigtige personer har adgang til de rigtige data – uden manuel vedligeholdelse.

Stamdata-integration – ét fælles fundament

Kvalitetsarbejdet bygger på de samme forretningsobjekter som resten af organisationen: kunder, leverandører og varer. Hvis disse data ikke er synkroniserede mellem IPW og øvrige systemer, opstår der hurtigt inkonsistens, dobbeltregistrering og usikkerhed om, hvilken kilde der er korrekt.

I de fleste organisationer er ERP-systemet master for kunde-, leverandør- og produktstamdata. Det er her, aftaler indgås, ordrer oprettes, og fakturaer sendes. IPW skal derfor arbejde på samme data – ikke som en kopi, der bliver forældet, men som en integreret del af dataflowet.

Når stamdata synkroniserer korrekt, bliver kvalitetsarbejdet naturligt forankret i forretningen:

Kundespecifikke krav og godkendelser følger automatisk den rigtige kunde
Leverandørvurderinger og compliance-dokumentation er koblet til de leverandører, der faktisk bruges
Produktspecifikationer, processer og kvalitetskrav følger varen gennem hele værdikæden

Uden stamdata-integration bliver kvalitetssystemet et parallelt spor. Med stamdata-integration bliver det en integreret del af forretningsdriften.

Principper for gode snitflader i kvalitetsledelse

Uanset hvilket system man arbejder med, går nogle grundprincipper igen:

Tænk API-first, hvor det giver mening

Moderne systemer udveksler data via veldefinerede API’er frem for tunge punkt-til-punkt-løsninger. Det giver fleksibilitet og gør systemlandskabet mere robust over tid.

Brug event-drevne flows til det vigtige
Ikke al data kræver live integration. Men kritiske hændelser – fx ændringer, godkendelser eller afvigelser – kan med fordel håndteres event-drevet.

Vælg stabilitet frem for realtid
For kvalitetsdata er korrekthed og sporbarhed vigtigt. Klare aftaler om frekvens og format slår realtid i de fleste tilfælde.

Skab tydelig data governance
Aftal, hvilke systemer der er master for hvilke data, og hvem der ejer definitionerne. Det er afgørende for både compliance og tillid.

Undgå unødig kompleksitet
Automatiserede imports eller planlagte dataudvekslinger kan ofte løse behovet uden fuld integration.

En mere moden dialog med IT

Dialogen med IT bliver bedst, når den tager udgangspunkt i formål frem for teknik:

hvilke data der er forretningskritiske
hvordan de skal bruges i kvalitetsarbejde
og hvad der er “godt nok” i praksis

En enkel mapping af datakilder, formater og anvendelse er ofte mere værdifuld end en kompleks integrationsløsning.

Når snitfladerne fungerer, løfter det hele kvalitetsarbejdet

Velfungerende snitflader skaber ikke bare teknisk sammenhæng. De gør kvalitetsarbejdet mere tilgængeligt, mere anvendeligt og lettere at forankre i organisationen.

Uanset hvilket kvalitets- eller ledelsessystem man arbejder med, er det samspillet med resten af IT-landskabet, der afgør, om systemet bliver et aktiv – eller en byrde.

Kort sagt

Gode snitflader handler ikke om at integrere alt. De handler om at skabe overblik, reducere friktion og gøre kvalitetsledelse lettere at arbejde med i praksis.