Viden

Sådan får du medarbejdere til at bruge kvalitetssystemet i hverdagen

Skab reelt ejerskab og bedre brugeradoption i organisationen
Af Pernille S. Ooms, Customer Success Team Lead hos IPW

Jeg møder ofte virksomheder, hvor kvalitetssystemet i praksis bliver forankret i QA alene, mens resten af organisationen primært bruger det i forbindelse med audit. Det giver lavere engagement, svagere brugeradoption og mindre værdi i driften, end systemet egentlig har potentiale til.

Derfor har jeg samlet en kort guide til jer, der gerne vil skabe bredere ejerskab på tværs af organisationen.

Tidligere

Næste

Her er 4 konkrete skridt til at komme i gang.

1. Start med én proces

Det første skridt mod bredere ejerskab er at vælge et område, hvor kvalitetssystemet skal bruges aktivt i praksis. Ikke hele systemet – og ikke alt på én gang.

Vælg én vigtig proces med en tydelig procesejer.

På den måde gøres det overskueligt at komme i gang.

2. Kobl processen til arbejdssituationer

Introducer processen i noget, der allerede sker i driften, f.eks i forbindelse med:

Onboarding
Tavlemøder
Afvigelser
Opfølgning

Altså, gør systemet relevant i hverdagen.

3. Gør værdien tydelig

Vis konkret, hvad procesejere, ledelse og IT får ud af det:

Procesejeren: bedre overblik over arbejdsgange, afvigelser og flaskehalse
Ledelsen: bedre grundlag for prioritering, opfølgning og udvikling
IT: bedre overblik over struktur, brug og integrationer

Skab mening for hver rolle.

4. Gør det ledelsesrelevant

Brug processen og data aktivt i ledelsesmøder

Følg op på udviklingen
Gør opfølgning til en del af driften

Undgå de klassiske fejl

Starter for stort
Ejerskabet er ikke tydeligt
Systemet ligger ved siden af arbejdet
Værdien er uklar
Ledelsen bruger det ikke aktivt

Din hurtige tjekliste

Brug de her fem spørgsmål som en hurtig status på, om jeres kvalitetssystem er på vej fra QA-ejet løsning til et system, der faktisk bliver brugt i hverdagen.

Har vi valgt én konkret proces?
Har vi valgt en vigtig proces med en tydelig procesejer?
Bliver processen brugt i hverdagen?
Kan medarbejderne se værdien?
Bruger ledelsen det aktivt?

Svarer du nej til bare ét af spørgsmålene, ved du præcis, hvor du skal starte.

Husk, det vigtigste er ikke at gøre det hele på én gang, men at tage det næste tydelige skridt fra der, hvor I står.

Vil du bruge IPW smartere?

Kontakt din Customer Success Manager og få idéer til, hvordan I kan udnytte IPW endnu bedre.

Kontakt os

Sådan får du medarbejdere til at bruge kvalitetssystemet i hverdagen

Her er 4 konkrete skridt til at komme i gang.

Andre artikler