Viden

Derfor vil du have dokumentstyring – ikke dokumenthåndtering

Af Jan H. Andersen, CTO, IPW Systems

Når I står overfor at vælge et nyt kvalitetsledelsessystem, kan det føles som at have præstationskrav, forventninger og økonomi i fuld centrifuge. Og midt i beslutningen støder du næsten altid på to begreber, der ofte bliver blandet sammen: dokumentstyring og dokumenthåndtering.

De to ting hænger sammen, men de er ikke det samme. Og forskellen bliver afgørende, hvis jeres ledelsessystem skal være mere end “et sted at lægge dokumenter” – og i stedet blive en katalysator for virksomheden. For business as usual giver i stigende grad ikke mening.

Så lad os se på, hvad du bør vide før valg af it-system – og hvorfor kvalitetsansvarlige og virksomhedens øvrige medarbejdere ofte taler forbi hinanden, når det kommer til dokumentstyring og dokumenthåndtering.

Næste

Dokumentstyring vs. dokumenthåndtering

Forskellen, du skal have på plads

Dokumentstyring og dokumenthåndtering er nært beslægtede begreber, men de har forskelligt fokus.

Dokumentstyring

Dokumentstyring refererer til processen med at organisere og regulere dokumenter, så de er præcise, ajourførte og lette at finde. Det primære mål er hele tiden at have én aktuel version af et dokument, der signalerer at være det færdige, vedtagne dokument – i modsætning til en bunke Word-dokumenter i en fælles mappe.

Et dokumentstyringssystem giver dermed omfattende kontrol over dokumenter, herunder versionering, godkendelsesprocesser, revisionsspor og compliance-styring.

Dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering refererer til processen med at oprette, dele og opbevare dokumenter. Dokumenthåndteringssystemer fokuserer på samarbejde og gør det let for medarbejdere at dele og arbejde i dokumenter. Her er tale om en samarbejdsflade, hvor man kan logge på, oprette dokumenter som et projekt og redigere uden at downloade dokumentet for så at uploade på ny.

Dokumentstyring vs. dokumenthåndtering

Forskellen, du skal have på plads

Dokumentstyring og dokumenthåndtering er nært beslægtede begreber, men de har forskelligt fokus.

Brug BI til IPW-data!

For nogle er ledelsesrapportering det tørreste, der findes: En beskrivelse af noget, der foregik for lang tid siden, kraftigt reduceret ind til det, der kan beskrives med tal. Med BI oplever du værdien af al den gode data, I opsamler fra formularer og registreringer på tværs af organisationen. Og du kan præsentere data og statistik på en måde, så dine kolleger forstår det, og ledelsen kan laser-fokusere på den strategiske dagsorden.

Alt sammen via opsætning af IPWs datakilde API. API’et giver nem adgang til brug i business intelligence systemer, fx PowerBI, så data behandlet i IPW hele tiden vises live. Og i stedet for manuel eksport og opdatering kan det opsættes til at køre automatisk.

PowerBI, som er det mest udbredte og anvendte, er bare et af de mulige datavisualiseringsværktøjer. Alternativer kunne være Qlik Sense, Tableau – eller Excel.

Klarhed på dokumentstyring i jeres kvalitetsarbejde?

Hvis du vil have sparring på, hvornår dokumentstyring giver mening – og hvordan det spiller sammen med jeres eksisterende systemer – så tag fat i os

Lad os tage en snak

Problemet med dokumenthåndtering (der er flere)

Selvom mange virksomheder ikke er certificerede, vil de gerne arbejde, som om de var.

Tager man udgangspunkt i ISO9001, skal man angive definerede mål, og hvordan man vil arbejde med dem. Når man beskriver mål, tegner grafer eller laver et diagram i et dokumentstyringssystem som IPW, sættes der styring på, så der er én ansvarlig for dokumentet, og processer dokumenteres hele vejen igennem, til opgaven er udført. IPW er derfor ikke alene en samarbejdsplatform, men en vækstmotor, der driver det interne kredsløb i virksomheden, og sikrer overholdelse af standarder og kvalitetskrav.

I dokumentstyring er essentielt at kunne dokumentere

Hvem der har skrevet hvad hvornår
Hvem, der har godkendt det
Hvem det er tiltænkt
og hvem der har kvitteret for at have læst og forstået det

Funktioner som sporbarhed, versionsstyring, versionshistorik og dokumentation af processer fra start til slut er derimod ikke et fokuspunkt i de dokumenthåndteringssystemer som hyppigst anvendes i virksomheder. Derfor er de ikke specielt egnet til dokumentstyring, som er det behov, kvalitetsafdelingen har.

Skal virksomheden vælge enten-eller?

Nej. Det er ikke et enten-eller for virksomheden generelt, men i ledelsessystem/kvalitetssystem-sammenhæng er sondringen vigtig.

Virksomheden kan formentlig ikke undvære deres dokumenthåndteringssystem, og der er intet problem i, at de to systemer sameksisterer i virksomheden (hvilket i øvrigt er tilfældet hos langt de fleste af vores kunder. Ja, og hos os selv).

Man skal bare gøre sig klart: Hvad er virksomhedens specifikke behov, mål og ressourcer? Hvis behovet er klassisk dokumenthåndtering, er en samarbejdsflade som det typiske dokumenthåndteringssystem fint – men det er ikke et regulært kvalitetsledelsessystem.

Hvad indebærer et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem understøtter typisk:

Ensartethed: Sikrer ensartethed i processer, registreringer, produkter og serviceydelser.
Ledelsesevaluering: Dokumentation på planlægning og muligheder. Afdækning af risici og identifikation af lovkrav.
Videndeling: Etablerer et internt fællessprog, der når ud i alle hjørner af virksomheden.
Målopfyldelse: Værktøj til at sætte udviklingsretning og realisere politikker.
Kompetencestyring: Dokumentation på strategisk ansættelse, uddannelse og beskrivelse af ressourcer.
Intern/Ekstern audit: Dokumentation på målopfyldelse og løbende forbedringer.
Opsporing af svage punkter: Dokumentation på fx korrigerende handlinger.

Derfor taler kvalitetsansvarlige og IT ofte forbi hinanden

Noget, vi oplever, er, at mange i virksomheden kommer til at sidestille dokumentstyring med dokumenthåndtering.

I udgangspunktet tænker IT-medarbejdere ofte, at en samarbejdsplatform drevet gennem Stifinder eller cloudbaserede filtjenester kan det samme som et dokumentstyringssystem, og derfor taler de også om Excel, Word og andre systemer, hvor der kan laves registreringer.

Problematikken er, at det ikke er tilstrækkeligt tydeligt, at de kvalitetsansvarlige har en arbejdsfunktion med opgaver, som ligger ud over det at håndtere et dokument. Kvalitetsafdelingen er ansvarlig for at redegøre for interne processer og synliggøre virksomhedens norm i forhold til at udvikle og kvalificere både virksomheden og medarbejdere.

Den form for dokumentation på tværs af virksomheden betyder, at kvalitetsafdelingen har behov for avanceret, intuitivt, lettilgængeligt software til dokumentstyring med godkendelsesflow, historik og tilknyttede relationer.

Når IT-afdelingen erfarer dét, går det op for dem, at et dokumentstyringssystem som IPW imødekommer alt det – og dermed erstatter øvrige ekstra-programmer til registrering.

Er dokumenstyring dét, I reelt har brug for?

Lad os tage en snak om jeres behov, krav og arbejdsgange – og se, om IPW er det rigtige fundament for jeres kvalitetsledelse.

Kontakt os