Udfordring
Procedurer i mapper. Afvigelser og sager i Excel. Vedligehold styret i Monday. Meget blev håndteret manuelt, da jeg blev ansat, hvilket passede til organisationen på det tidspunkt. Det stod imidlertid klart, at vi havde behov for et skalérbart ledelsessystem, som medarbejderne aktivt har mulighed for at bruge og selv kan opdatere på diverse sager. Ellers er der en risiko for, at vi mister overblikket, når vi vokser os større. Heldigvis var vores ledelse med på at investere i IPW, som jeg har erfaring med fra min tidligere arbejdsplads, hvor jeg stod for en omfattende omstrukturering af systemet.
Løsning
Jeg har selv opsat systemet med udgangspunkt i formular-skabelonerne og så udbygget - i samarbejde med vores forskellige afdelinger og medarbejdere - med de felter og tools, vi synes manglede. Systemet driver alle aspekter af arbejdsflowet, og er oprettet efter ISO 9001, så hver gang man laver et dokument, skal man anføre, hvilke klausuler i standarden, dokumentet opfylder. Det gør det supernemt ved auditplanlægning. En anden feature er, at vi har trukket data fra systemet via PowerBi i stedet for at se det præsenteret i Excel.
Resultat
Vi gik meget hurtigt live, og alle tiltag er taget godt imod af både ledelsen, medarbejdere og kunder. Der er fortsat ting, vi kan gøre nemmere for os selv, og Pernille, vores Customer Success Manager ved IPW, følger løbende op på, at vi er on track. Det er mærkbart, at de vil have, man lykkes. Men jeg må sige, at så snart man sætter sig ind i systemet, og gør brug af webinarer og de mange videoer på support-sitet, er det supernemt og ekstremt intuitivt.
Signe Meelby, Wiseled
Head of QHSSE