VOLA: “Det giver pote at inddrage ledelsen og medarbejderne i udviklingen af IPW.”

Udfordring
Kompleksiteten i VOLAs egne programmerede systemer til dokumentation, afvigelser, audit, APV og miljø var stor. Det var uoverskueligt og tidskrævende. Flowcharts fungerede ikke ret godt, og vi manglede statistik på afvigelser.

Udover et ønske om altid at være på nyeste platform, havde vi tre ufravigelige krav til et nyt ledelsessystem:

1. Dataudveksling med API
2. Samlet opgaveoverblik for den enkelte medarbejder
3. Mulighed for selv at justere og oprette formularer

Vi tog også et strategisk valg om, at systemafdelingen – ikke kvalitetsafdelingen – er ansvarlig for IPW. Her sidder vi med ansvar for ERP, CRM, fraværssystemer og BI, og har det bedste afsæt for at gennemskue genbrug af data.

Løsning
Vi startede med at fastlægge vores værdikæde, gentænke procesdiagrammer og bygge en del af systemet. Derfra har vi løbende samlet forskellige medarbejdere og ledere for feedback, ideer og test. Hurtigt ændrede vi de ønskede ting og testede igen.

Brugerne i produktionen har for eksempel været med til at bestemme, hvad der skal være på deres startside. Vores kvalitetsteam, der har en team-kvalitetskoordinator fra hver afdeling i produktionen samt en række afdelingsledere og vores HSQE-koordinator, registrerer afvigelserne og mødes jævnligt. På den måde er ledere og mange medarbejdere involveret, og det giver et stort ejerskab.

Resultat
95% bygger vi selv på standarder i IPW, og har ikke brug for ret meget support. Gennem IPW ERFA får vi ideer og hører, hvad andre gør, og så har vi et tæt samarbejde med Nicklas. Er vi i tvivl om programmering, giver et kvarters online-sparring utrolig meget værdi.

IPW har for eksempel et standard vedligeholdsmodul, men vi havde ønsker til ændringer. Blandt andet vil vi gerne kunne knytte flere formularer sammen på selve maskinkartoteket, herunder servicesager, rekvisitioner, risikomatrix og APV. Derfor har vi kastet os ud i at bygge dette selv.

For at honorere ønsket om, at alle opgaver fremkommer på opgaveoverblikket, har vi påbegyndt opbygningen af et projektmodul. En større sag, der stadig er under udvikling.