Udfordring
Vores ambition var et lettilgængeligt ledelsessystem, som samler alle politikker, processer og procedurer. Tvilum havde et forældet QMS-system med begrænset funktionalitet og manuelle arbejdsprocesser præget af tunge papirgange.
Løsning
I første omgang prioriterede vi at automatisere arbejdsgange og koble flest mulige medarbejdere på systemet hurtigst muligt. Efter benchmark-test på de tre mest vægtige kriterier – modulfunktioner tilpasset Tvilum, høj brugervenlighed og lav årlig driftspris – valgte vi IPW.
Vi bruger nu systemet bredt i organisationen. Det gælder alt fra indkøb, produktion, stoplager og kemikaliegodkendelser til sikkerhed, korrigerende handlinger, afvigelser, arbejdsmiljø, intern audits, projektledelse og medarbejderstyring. Hele arbejdsgangen er automatiseret, processer styres, og reminders sendes automatisk med status og opfølgning til ansvarlige medarbejdere.
For at få systemet til at leve, automatiserede vi en række specialprocesser, så medarbejderne i produktionen blev tvunget til at bruge de nye formularer. I samme ombæring så de, hvor meget IPW lettede alle arbejdsgange. Vi lagde ud de steder, hvor det var nemmest at få ambassadører. Når systemet var implementeret her, uddannede vi den aktuelle medarbejdergruppe og forsatte til den næste. På den måde spredte det sig som ringe i vandet.
Resultat
IPW er virkelig nemt og intuitivt at arbejde i. Vi har selv lavet design af forside og kan let bygge nye formularer uden hjælp fra IPW. Den del betyder noget, for så snart vi præsenterede systemet for medarbejderne, fik de straks ideer og begyndte at opsøge os for at høre, om vi kunne putte den og den proces ind også?
Medarbejderne har i vidt omfang været med til at bygge systemet op, og vi laver løbende tilpasninger. Siden den første implementering har vi bygget videre på bagkataloget af måske knap så sexede procedurer – og vi gør det selv.
Per Steneman Larsen, Commercial & Supply Chain Director
Tvilum A/S