Udfordring
En udfordring for os har været, at vores Contract Managers selv oprettede nye projekter i faktureringssystemet, men at der ofte manglede oplysninger til bogholderiet. Handover til projektleder havde også tendens til at gå lidt for stærkt.
Løsning
Da vi fik IPW, gentænkte vi hele processen for at skabe et effektivt kommunikationsflow og et strømlinet dokumentationsflow i én samlet formular.
Her er, hvad OSK Design gjorde:
-
Contract Manager kan kun få projektnummer til timefakturering via IPW Formularen.
-
Obligatoriske felter skal udfyldes, før man kan fortsætte – fx timeantal, pris med/uden moms, valuta, angivelse af selskab inden for koncernen og kontaktperson ved kunden.
-
Ved valg af projektleder kan der tilknyttes en uddybende kommentar – fx særlige prisforhold.
-
Herefter opretter faktureringsafdelingen projektet, som overgår til projektleder.
-
Formularen har tilknyttet over 30 notifikationer. Det rammer grænsen for, hvad formularen kan. Derfor opdeles den nu i opstartsfase og udførselsfase
Resultat
Med den nye formular er arbejdsgangen lettet for alle, og vi sparer rundt regnet en time dagligt i administrationen. Det er vi selvsagt rigtig godt tilfredse med.
Brugerne er utrolig positive. De kommer med konstruktive forslag til at udbygge formularen, og opsætningen er enkel. Der er sjældent nogen, der kommer i tvivl. Det bagvedliggende er selvfølgelig mere komplekst, men jeg har et visuelt overblik, som hjælper mig med at holde styr på flowet.
Med den nye formular er arbejdsgangen lettet for alle, og vi sparer rundt regnet en time dagligt i administrationen.
Obligatoriske felter skal udfyldes, før man kan fortsætte – fx timeantal, pris med/uden moms, valuta, angivelse af selskab inden for koncernen og kontaktperson ved kunden.
Det bagvedliggende er selvfølgelig mere komplekst, men jeg har et visuelt overblik, som hjælper mig med at holde styr på flowet.
Kristina Sloth Nielsen, Head of Quality Management, OSK Shiptech