Lokaltog: “Uddannelsesplaner, der tog 3-4 timer, tager nu 10 minutter. Lederen behøver bare tage stilling til funktionerne. Systemet klarer resten.”

Udfordring
Da jeg startede hos Lokaltog, var udgangspunktet dokumentstyring og revisionskontrol. Vi havde excel-ark, wordskabeloner og en masse dokumenter spredt rundt, uden samlet styring på noget af det. Som jernbaneorganisation og infrastrukturforvalter skal vi certificeres i henhold til en række EU-forordninger og bekendtgørelser, og det kræver at vi kan dokumentere, at vores medarbejdere har de rigtige kompetencer til de rigtige funktioner.

Når en medarbejder skulle have en uddannelsesplan, skulle lederen kortlægge hvilke dokumenter og kurser der var knyttet til de relevante funktioner, nedfælde det og sende det videre til kvalitetssikring. Det tog let 3-4 timer per medarbejder. Og kom der en ny opdatering, skulle man på ny sende rundt til alle manuelt. Omstændeligt, tidskrævende og svært at holde fuldt overblik over.

Løsning
Jeg har systemet som min fulde stilling, det er lidt luksus, men det betyder at vi virkelig får udnyttet det fuldt ud. Vi gik tidligt i gang med at udbygge systemet, og specialtilpasningen af kompetencestyringsmodulet var noget af det første, vi tog fat på: Vores kompetencestyring er bygget op omkring funktioner, ikke stillingsbetegnelser. Når en medarbejder får tildelt en funktion, for eksempel intern auditor eller lokofører, genererer systemet automatisk en uddannelsesplan med de tilhørende dokumenter, e-learning kurser og sidemandsoplæring. Lederen behøver kun tage stilling til, hvilke funktioner medarbejderen skal have. Resten er automatiseret.

Dokumenter er knyttet til funktionerne, og både når en medarbejder starter med en ny funktion og når et dokument revideres, får de automatisk besked og skal kvittere digitalt med “læst og forstået”. Kompetencestatus opdateres med det samme. Ingen manuel rundsendelse, ingen mails frem og tilbage. Det samme gælder e-learning: gennemfører man et kursus, synkroniserer systemet automatisk og opdaterer oversigten. Alt hænger sammen, og det er den kobling der holder kompetencematrixen opdateret i realtid.

Resultat
Systemet dækker nu langt mere end det, vi startede med. Vi bruger IPW til sikkerhedsledelse under CSM-SMS-forordningen, ECM-forordningen for vedligehold af togmateriel, arbejdsmiljøledelse og dokumentstyring på tværs. Vi er certificeret i henhold til en del forordninger, og vi er i gang med at integrere flere områder, efterhånden som kravene vokser.

I dag tager det 10-30 minutter at oprette en uddannelsesplan mod tidligere 3-4 timer. Fordi lederen ikke længere skal kortlægge dokumentkrav manuelt, er processen langt mere sikker. Vi har prædefinerede kompetenceoversigter, så lederne kan gå ind og på et øjeblik se, om medarbejdere er grønne eller røde, og præcist hvad der mangler, hvis de er røde. Det er et andet overblik end en bunke papir og et excel-ark.