Udfordring
Koatek’s kvalitetssystem var baseret på et stort antal af PDF’er, som ikke var opdaterede. De var ikke en del af hverdagen, og vi fandt stort set kun dokumenterne frem ved audits. Så det var på høje tid at digitalisere og gøre det tilgængeligt for produktionen. Derfor tog vi fat i de fire største softwareudbydere, og gav dem en dag hver til at præsentere deres system. Så afprøvede vi nogle konkrete brugssituationer: Hvor let var det at finde den relevante instruktion – og hvor nemt var det at redigere?
Løsning
Vi lagde vægt på dokumentstyring, afvigelsesbehandling og audit. Men det primære fokus var brugervenlighed. 90% af Koatek’s medarbejdere har deres daglige gang i produktionen, så det skal være lettilgængeligt. Det skal også være nemt at tilrette både system og dokumenter uden behov for en masse support. Vi fik sparring på opbygning og eksempler på, hvordan andre arbejder. Derfra byggede vi selv skelettet med opsætning af menuer, og rykkede alt over fra det gamle system.
Resultat
Nu ligger alt i IPW. Vi har samling og sporbarhed på alle dokumenter. Afvigelser registreres direkte af kvalitetsteamet. Og vi har et systematisk overblik over alle leverandørforhold. IPW har givet os en god, intern kommunikation, og systemet er ukompliceret at lave tilretninger i. Det er i det hele taget fedt at være med i fællesskabet omkring IPW-familien.
Trimmet kvalitetsledelse med strømlinet og brugervenlig sagshåndtering. Ved opdatering sendes dokumenter til brugerne med ’Læst og Forstået’.
Samlet styring af krav og forventninger til leverandører. Kalender med reminder sikrer differentieret og kontinuerlig opfølgning på kontraktudløb og at leverandører opfylder krav.
Digital opslagstavle med link til dagens besøgsgæster, kantinemenuen og kundehistorier. Det gør systemet til en del af hverdagen synliggør for medarbejdere, hvorfor det er vigtigt at gøre sig umage.
Tommy Oldenburg Christensen,>
Quality Manager