Vi startede august 2022 og havde recertificering i april 2023. Inden da skulle vi nå at gennemtænke strukturen og revurdere måden, vi beskrev processer på. Systemet skulle bygges op, og dokumenter konverteres ind i IPW. Men fordi vi ønskede en gennemgang af alle arbejdsgange, bad vi medarbejderne om at forholde sig til den eksisterende dokumentation, inden de lagde det over i nye templates i IPW: Er dokumentationen retvisende for, hvordan vi arbejder?

Brugervenlighed på tværs af processer

Før har vi organisatorisk haft mere silobaserede arbejdsgange, men med implementeringen af IPW har vi vendt det hele om og bygget systemet på 37 processer, som går på tværs af virksomheden. Vi fik god sparring af vores IPW konsulent på fx forside, menustruktur, opbygning af lister osv.

Selve systemet er intuitivt og nemt at redigere i. Havde vi haft mere tid, havde vi testet mere, så vi kunne få feedback fra slutbrugerne. I stedet har vi – i tæt samarbejde med vores UX-afdeling – gjort, hvad vi kunne for at få brugerfladen til at se lækker ud med Kamstrup-farver. Vi har også en projektgruppe med en repræsentant fra hver af vores 17 afdelinger. De har været med i hele forløbet, inklusivt udvælgelsen af IPW.

I udvælgelse af IPW har vi haft en projektgruppe med en repræsentant fra hver afdeling. Den er nu erstattet af et superuser community med en eller flere medarbejdere fra alle afdelinger. Vi har også lavet to timers introduktion for 350 medarbejdere. Så alt i alt et kæmpe forandringsprojekt. Det har kørt hurtigt, men vi er virkelig landet godt.