Udfordring
Siden et virksomhedsopkøb har vi opereret med et IPW-system, som var opdelt i to adskilte kvalitetsledelsesstrukturer. Meget var dobbelt. Så ønsket var at bygge en ensartet struktur for begge lokationer, som var intuitiv og kunne spare os for dobbelt vedligehold.
Systemet var desuden blevet komplekst. Vi arbejdede siloopdelt, og havde behov for en ny struktur, som forenklede arbejdsgange og samlede dokumentationen ét sted.
Løsning
Vi besluttede at skifte fokus fra lokation til funktion. Vores nye IPW-struktur er bygget op omkring tre afdelinger – snitgrønt, delikatesse og kartoffelproduktion – med overordnede koncernprocedurer, hvor det giver mening, og afdelingsspecifikke procedurer, hvor det er nødvendigt. Medarbejdere ser en startside, der matcher deres afdeling, mens fagligt tunge dokumenter ligger længere nede i systemet.
IPW hjalp os meget i forberedelserne – især med at rydde op i brugergrupper og profiler og optimere eksisterende formularer. For at sikre brugervenlighed havde vi medarbejdere med ind over den nye struktur, og vi har haft fokus på at minimere antallet af klik for brugere i produktionen.
Resultat
Vi er i mål med en ny, fremtidssikret systemstruktur, men vi er ikke færdige. Jeg tror på, at det er vigtigt med jævne mellemrum at evaluere sit kvalitetsstyringssystem: Hvad giver reel værdi, og er det brugervenligt for dem, der skal bruge det?
Internt er systemopbygningen blevet taget rigtig godt imod. For vores systemadministratorer har både IPW’s ERFA-grupper, DokumentByggeren og IPW Online Akademi været enormt givtige.
Hanne Plaudan, Head of NPD & QEHS
Flensted Food Group