Udfordring
Vi havde et system, der tog udgangspunkt i certificeringen. Det fungerede teknisk fint til audits, men medarbejderne kunne ikke finde det, de skulle bruge, og systemet blev ikke brugt i hverdagen. Vi har medarbejdere, der har været hos DOT i mange år, og det kræver ikke meget, før man falder tilbage i gamle rutiner, hvis ikke systemet hjælper én på vej.
Samtidig havde vi et klart ønske om at skabe ét system på tværs af vores fabrikker i Danmark og Sverige. Vores processer er i praksis de samme – men systemunderstøttelsen var forskellig.
Løsning
Vi startede op i Danmark og valgte at få erfaringerne her, før vi overførte systemet til Sverige. Min svenske kollega og jeg byggede systemet op i tæt samarbejde og lod de svenske ledere følge med fra start. Det skabte engagement og ejerskab – og det gav os mulighed for at lave justeringer, inden vi udrullede på tværs.
Samtidig opbyggede vi et intuitivt design med et proceshjul i midten, hvor alle DOT’s delprocesser ligger. Under hjulet vises genveje til arbejdsmiljø, kvalitet, miljø, whistleblower og arbejdsskader. Alt er opsat og oversat 1:1 fra dansk til svensk – og alle medarbejdere møder nu den samme struktur og brugerflade, uanset hvor de arbejder.
Særligt vedligeholdsmodulet har gjort en stor forskel. Her styrer vi hele vores årshjul, og hvis en ansvarlig stopper, kan vi nemt tildele en ny. Det sikrer, at ingen opgaver bliver tabt undervejs.
Resultat
IPW blev en succes med det samme. Medarbejderne så idéen og begyndte selv at ønske flere områder lagt ind i systemet. I tilfælde hvor der var forskel på praksis, gik vi i dialog med medarbejderne for at finde en fælles løsning. Det har givet højere datakvalitet, mere ejerskab – og ét fælles system, der spejler den måde, vi arbejder på.
Vi er nu multisite-certificeret med ens processer i Danmark og Sverige. Systemet understøtter hverdagen, og vi taber ikke længere opgaver mellem hænderne.
Lene Gavnholt Rasmussen, QHSE Manager
DOT A/S