CEJ Ejendomsadministration: "Vi har fået mod på at bygge et meget større system."

Udfordring
Som ejendomsadministration arbejder vi med immaterielle ydelser snarere end fysiske produkter. Det kan få vores leverancer til at fremstå mindre konkrete – men det fritager os ikke fra at leve op til klare og målbare krav. 

Vi varetager forbrugsregnskaber, momsindberetninger, varslinger og en lang række andre tilbagevendende opgaver på vegne af vores kunder. Mange af dem har lovbundne frister. Overskrider vi en frist, kan det medføre tab for os eller kunden, og det må selvfølgelig ikke ske. 

Vi håndterer fx over 1.500 forbrugsregnskaber om året, og vi må ikke tabe et eneste på gulvet. Indtil vi fik bygget et formularsystem, styrede vi frister og status i et Excel-ark. Det fungerede, men det er jo en tung metode.

Løsning
Vi er i gang med at bygge et samlet opgavestyringssystem, der automatisk holder styr på alle de tilbagevendende opgaver, vi håndterer for vores kunder. Formularer har vi anvendt i en længere årrække, men de sidste tre år har vi haft et system til håndtering af forbrugsregnskaber kørende i IPW. Nyskabelsen er automatisk opstart af alle relevante opgaver, og erfaringerne herfra har givet os blod på tanden til at bygge noget meget større. 

Kernen i det nye formular-system er det, vi kalder motoren. Alle de ejendomme, vi administrerer, er integreret direkte fra vores administrationssystem og opdateres automatisk derfra hver time. Til hver ydelse oprettes et stamkort per ejendom med de oplysninger, der gælder for alle fremtidige opgaver. Ud fra stamkortet opstår der så automatisk en opgave, der dukker op i medarbejderens opgaveoverblik på forsiden af IPW. Opgaven opstår på en dato, vi selv har defineret, og den forsvinder ikke, før den er afsluttet. 

Udrulningen sker gradvist. Vi starter med årsregnskabsafslutninger, og tager først fat på ejendomme med skævt regnskabsår – altså dem der ikke slutter 31. december. Det er bevidst: de mindre portioner giver os mulighed for løbende implementering og undervisning, og så vi får taget eventuelle børnesygdomme, inden den store runde kommer ved årets afslutning.

Resultat
Systemet er endnu ikke fuldt rullet ud, men forhåbningen er klar: at ingen opgaver falder mellem to stole, og at alle kan se, hos hvem den enkelte opgave ligger, og hvad status er. Det er det, vi har bygget hen imod. 

Vi forventer, at systemet med tiden bliver en væsentlig del af medarbejdernes hverdag, men alle skal først have lært systemet at kende. I starten opfattes nye systemer jo gerne som lidt irriterende — men når man som bruger har lært det at kende, begynder det at give mening. Og så kan vi jo bygge og tilpasse meget selv efter behov.