Onboarding er ikke altid gjort til en struktureret proces. Det er en skam, da det at møde op til en første arbejdsdag, hvor alt er parat, har stor betydning. Du kan finde masser af artikler og undersøgelser, der dokumenterer, at en god onboarding skaber stor værdi for virksomheden.
Hos IPW rådgiver vi ikke om onboarding. Vi hjælper til gengæld meget gerne med at sætte ting i system. Vi kan dog sagtens stå inde for, at en god onboarding har stor betydning for den nye medarbejder. Det er den tilbagemelding, vi selv får.
Fortæl, hvordan vi kan få tjeklister
Kom godt i gang med onboarding
Du kan finde softwareløsninger lavet specifikt til onboarding. Du kan også løse det med helt generelle redskaber. Excel, projektstyringsredskaber, Trello, eller sågar afkrydsningslister skrevet i Word. Du kan naturligvis også lave din egen skræddersyede, dynamiske udgave med IPW Formular.
Med IPW Formular kan du bygge formularer og workflows til din virksomheds mange forskellige behov for registreringer og struktureret behandling. Det er nemt og enkelt, og de kan bygges af dem, der har behovene. Du kan udgive dem i IPW Polaris eller linke til dem fra andre systemer, da det hele er tilgængeligt gennem browseren.
Her er ideer til opbygningen af din tjekliste til onboarding.
… lad os starte med, hvad du ikke skal gøre
Det er nærliggende at opbygge sin onboardingformular som en simpel formular med et antal tjekfelter for hver opgave, der skal udføres. Det må dog frarådes – af flere grunde.
Har du ikke før lavet lister for din onboardingproces, så vil du uden tvivl opdage, at den består af mange flere delopgaver, end du overhovedet regner med. 100, 200, 300 forskellige opgaver fordelt på mange forskellige afdelinger vil ikke være unormalt. Du vil også opdage, at de løbende ændrer sig. Det bliver meget usmidigt at have dette konstrueret ved hjælp af separate tjekfelter i en formular.
For det andet, så vil onboardingprocessen ofte indeholde opgaver, der udføres parallelt af forskellige personer i forskellige afdelinger. Derfor bør den for mange virksomheder ikke konstrueres som én post, men bør derimod faktisk bestå af en post for hver involveret afdeling. Så kan de have hver deres ansvarlige, hver deres deadline og eventuelt hver deres stadier, der passer til lige netop deres del af onboardingprocessen.
Den overordnede konstruktion
Hvad du derimod bør gøre, er at basere onboardingformularen på vores felttype ”Indlejret tabel” og udnytte muligheden for at lade feltet med den indlejrede tabel forudfyldes med indhold. Indholdet, der forudfyldes med, er så de konkrete opgaver, der skal udføres. Dette kan du gøre fordelt over flere felter, og eventuelt fordelt over flere relaterede poster, så du får en organiseret opdeling af opgaverne til udførelse.
Du starter med at bygge hjælpetabellen ”Onboarding – opgaver”. Den kan se således ud:
Beskrivelse er en beskrivelse af opgaven, der skal udføres. Fx ”Gem ansættelseskontrakt i HR-system”.
Typen er et valg af, hvilken gruppe af opgaver, den enkelte opgave tilhører. Det kan være en liste af afdelinger, men det kan også være en rulleliste med en selvstændig hjælpetabel af opgavetyper. Du har ikke nødvendigvis egentlige afdelinger i virksomheden, der svarer til den opdeling, du gerne vil have af opgaverne. Det er også tilfældet, hvis enkelte afdelinger skal have opdelt deres opgaveliste i flere enkeltlister. Mere om dette længere nede.
Sortering er en sorteringsangivelse, der vil gøre det lettere at bestemme, i hvilken rækkefølge de forudfyldte opgaver hentes ind.
Og endelig er Udført et tidsstemplet tjek, der angiver hvem der har udført opgaven hvornår. Denne kan naturligvis også blot være et almindeligt tjekfelt uden brugeroplysninger.
Når opgavetabellen er lavet, kan den udfyldes med opgaver. Eksempelvis:
Onboarding-tjeklisten
Nu er du parat til at bygge selve onboarding-tjeklisten. I dette tilfælde tager vi udgangspunkt i, at det er HR, der opretter den nye medarbejder og selv har en række opgaver, der skal udføres. I en mindre virksomhed, hvor opgaverne er koncentreret omkring den samme afdeling eller person, kan alle opgaverne godt være samlet på denne ene formular.
Formularen bør starte med en tekststreng med medarbejderens navn. Det kan også være, at du vil have andre oplysninger med om den nye medarbejder. Fx dato for første arbejdsdag, afdeling eller stillingsbetegnelse. Vær opmærksom på GDPR-regler.
Dernæst kan du oprette et eller flere felter af typen ”Indlejret tabel”. Hvert af disse felter relateres til hjælpetabellen ”Onboarding – opgaver”, der blev beskrevet herover.
Du skal også tilvælge muligheden for ”Forudfyld tabel”, så den indlejrede tabel ved oprettelsen af nye onboarding-tjeklister kan få indsat de opgaver, du har defineret i opgaveformularen.
Læs mere om hvordan du bruger Forudfyld tabel på vores supportsite.
Dette gentages for lige så mange felter, som du vil have opgaverne opdelt i. Det kan fx være en opdeling i opgaver for HR, Indkøb og Marketing. Når du opretter en ny post i den færdige formular, vil det nu se ud på følgende måde:
Det kan også være, at du ikke ønsker at opdele opgaverne som vist ovenfor, men i stedet ønsker at opdele efter, hvornår i processen opgaverne skal udføres. Så kan du fx have felter med opgaver, der skal udføres inden opstart, på dagen, og efter opstart.
Onboarding i den lidt større virksomhed
Har du, som nævnt tidligere, mange opgaver ved onboarding, som skal udføres af forskellige afdelinger og medarbejdere, så kan det være en god ide at opdele onboardingformularen i flere relaterede formularer. På den måde skaber du et sæt af relaterede poster i hver sin afdelingsspecifikke onboardingformular.
Ved at gøre dette kan forskellige medarbejdere nemt arbejde parallelt med opgaverne. Det kan også være, at der i enkelte afdelinger skal arbejdes med stadier og tilknyttes en ansvarlig medarbejder, og måske har de brug for forskellige former for notifikationer undervejs.
Meget mere end bare afdelinger
Opgaverne, der skal udføres, er jo ikke nødvendigvis kun fordelt på faste afdelinger i virksomheden. En række opgaver skal måske udføres af den afdeling, som medarbejderen starter i. Det kan også være opgaver, der skal udføres af den kommende medarbejders nærmeste leder.
Derfor ville det, som nævnt tidligere, være en god ide, at hjælpetabellen ”Onboarding – opgaver” ikke havde afdelinger som deres type, men at typen var en særskilt hjælpetabel. Så er det nemmere at opdele opgaverne i sammenhørende grupper, uden at det nødvendigvis er egentlige organisatoriske afdelinger. Opdeling i fx HR, Indkøb og Administration kan give mere overblik over de mange opgaver, også selvom det er den samme person, der udfører opgaverne.
Måske har I også en mentor-ordning, hvor den nye medarbejder tildeles en mentor i sin afdeling. der har ansvaret for en række aktiviteter omkring modtagelse og oplæring.
Hvad du også kan gøre
Der er mange muligheder for at bygge videre på løsningen. Du kan fx udvide opgaverne med et link til de IPW-dokumenter, hvor udførelsen er mere detaljeret beskrevet. Dette kan med fordel laves som et URL-felt, så du også kan henvise til andre relevante ressourcer. Fx lønsystemet, intranettet, elearning-, GDPR- og HR-systemer, eller til IT-afdelingens administrationsredskaber, hvor der skal oprettes konti eller registreres udstyr og licenser.
Det kan også være, at der skal samles informationer sammen undervejs, der skal anvendes senere i processen og som ikke har andre naturlige steder at blive opbevaret. Fx medarbejderens ønsker til bestemte arbejdsredskaber, forventet leveringsdato på visitkort eller et foto af medarbejderen.
Rettigheder
Det er jo ikke alle, der skal kunne det hele. Det er heller ikke alle, der overhovedet skal have adgang. Har du opdelt onboardingen i flere formularer, så kan du nemt med profiler og rettighedsstyring præcist styre, hvilke medarbejdere der skal kunne tilgå de enkelte tjeklister og skal kunne udføre hvilke operationer.
Læs mere om brugere og rettigheder på support.ipw.dk.
Et afsluttende godt råd
I mange sammenhænge taler man om 80/20-reglen. Det kan man også sagtens, når det handler om konstruktion af it-løsninger. Der hedder den nok nærmere 95/5-reglen, men ideen er den samme.
Det er altid fristende at forsøge at skabe den ultimative løsning, der kan dække ethvert scenarie. Det pirrer vores kreativitet og lyst til at skabe det perfekte.
I praksis, når der er tale om at sætte struktur på en kompleks proces, er det dog umuligt at dække ethvert tænkeligt behov. Der vil næsten altid være scenarier, der falder uden for reglerne. At forsøge at tilpasse strukturen til også at omfatte de sjældne 5%, vil gøre strukturen voldsomt meget mere kompleks også for de 95%. Og vil stadig næppe være fuldt dækkende.
Din onboardingformular skal dække ansættelsen af de fleste medarbejdere. Den skal ikke dække ansættelsen af medarbejdere, der helt åbenlyst falder uden for normen. Fx ved ansættelse af en ny administrerende direktør, bestyrelsesmedlemmer eller andre, som naturligt har en afvigende proces, der sjældent er i spil.
Det er en god ide altid at have dette i tankerne, når processer skal digitaliseres. Uanset redskab.
Gør det selv eller få hjælp
Du kan lave det hele selv med IPW Formular. Du kan også få IPW til at hjælpe dig – enten med det hele eller med dele af det. Ingen virksomheders behov er ens. Vi har stor erfaring i at bygge registreringsløsninger af nærmest enhver slags. Selvom du bygger selv, kan vi uden tvivl bidrage med gode forslag til en fornuftig konstruktion, der opfylder lige præcis dine behov. Vi kan også hjælpe med mere avancerede tilbygninger.
Automatisering
Har du opdelt onboardingformularen i mange selvstændige formularer, så kan vi hjælpe med, at der automatisk oprettes tilknyttede poster i alle de relaterede formularer, når onboardingen oprettes i hovedformularen.
Vil du anvende stadier, kan vi også sørge for, at stadierne på relaterede onboardingformularer automatisk afspejles på posten i hovedformularen. Så vil denne fx automatisk kunne skifte til Afsluttet-stadiet, når alle relaterede onboardingformularer er færdiggjorte.
Integrationer
Til din tjekliste kan det måske være relevant, at visse oplysninger automatisk overføres til eller fra andre systemer. Måske skal hele onboardingprocessen automatisk sættes i gang, når en medarbejder oprettes i et selvstændigt HR-system.
Vores system er åbent for, at fx jeres it-afdeling selv kan lave automatiske integrationer. Det er også noget, vi har stor erfaring med og ofte assisterer med.
Måske skal den nye medarbejders opstart også annonceres på jeres intranet, på velkomstskærmen i receptionen eller i det interne beskedsystem.
Forretningsenheder
Har du en meget stor organisation, kan du også med fordel tilkøbe forretningsenheder. På den måde er det nemt at anvende de samme formularer på tværs af selskaber og divisioner, men fortsat kun se de medarbejdere og onboardingposter, der knytter sig til din egen del af koncernen.
