Implementering af ledelsessystem er også strategisk

Af: Anne Cathrine Nellemann

Mange organisationer står overfor udfordringen med at rammesætte et kvalitetsledelsessystem, der både passer til deres behov og er intuitivt for slutbrugerne. Sagen er nemlig, at hverdagen avler nærsynethed, så det kan være vanskeligt at få et klart billede af, hvordan det perfekte ledelsessystem skal se ud, når man kigger ud af forruden.

Meget bedre bliver det ikke af, at medarbejderne måske i forvejen kæmper med noget it, og tænker ’Åh, nej – ikke endnu et nyt it-system!’.

Begge dele får vi taget højde for nu.

Du får seks konkrete råd til, hvordan du holder stramme tøjler på implementeringen. Bakket op af de indgangsvinkler, vi bruger, når vi underviser på IPW Implementeringsforløb, hvor vores deltagere lægger fundamentet for deres nye system.

Seks pejlemærker, du skal afklare for at fastlægge jeres implementeringsstrategi

Beslutningen om et nyt ledelsessystem er taget. Nu skal I videre med overvejelserne på en række strategiske pejlemærker, så I ikke fylder jeres nye system med unødvendige funktioner, der skaber kompleksitet uden at tilføje værdi:

Hvilke opgaver skal systemet løse?Få sat fokus på det vigtige. Væk med alt andet.
Hvornår er systemet en succes?
Hvilke rammer, ressourcer og deadlines er forudbestemt, hvad er de, hvad kan rykkes på?
Hvem skal anvende systemet, til hvad, med hvilket hardware (laptop, tablet, mobil) og hvor (produktion, skib, vindmøllepark, bilen, kontoret)?
Klarlægning af træning – for Admins, SuperBrugere og almene Brugere. Husk: Udrulning og oplæring er essentielt for succes.
Vedligehold og udvikling af systemet – løbende gennemgang af systemet og træning af brugere bør indtænkes og erkendes fra start

Sagt på en anden måde: I skal vide, hvorfor I gør det: Hvad er formålet? Hvad vil I opnå? Og hvordan? For så vidt seks enkle spørgsmål, men det er svarene antageligvis ikke.

To ekstra-anbefalinger til at nå langt hurtigt

OK. Så du skal indføre den nye teknologi i din organisation. Ny proces. Mere ansvarsfordeling. Større transparens. Og du vil jo gerne have alle med på vognen, ik’?

Dén udfordring fylder de fleste med både handletrang og vildrede.

Udover de seks fundamentale strategipunkter, som sikrer, at I kommer forbi vanetænkning og ind i hjertet af den sorte boks, kan du med fordel tage to ekstra-anbefalinger med under armen:

Anbefaling nr. 1:

En af de mest effektive måder at sikre en succesfuld implementering er, selv i mindre virksomheder, at være villige til at involvere både ledelse, slutbrugere og it-afdelingen tidligt, så I kan identificere forventninger og potentielle udfordringer. Selv det mest intelligente system dør ensomt, hvis medarbejderne ikke ser de kort- og langsigtede fordele eller føler, det er påtvunget uden forståelse for deres behov.

Husk: Den kollektive hjerne kan få vilde ting til at ske.

Og anbefaling nr. 2:

Lige så vigtigt som brugerinvolvering er det at anerkende, at et ledelsessystem er et levende system. Din organisation og omverden forandrer sig konstant, og jeres system bør gøre det samme. Sørg for at gennemtænke den løbende opkvalificering via kurser, vidensdeling (fx ERFA) og læringsforløb for nye medarbejdere, så I selv kan drifte og videreudvikle på den nye platform, vi sammen bygger.

Dyk ned i mere viden om implementering og kvalitetsledelse:

IPW Implementeringsforløb – Få den sikre køreplan for en gnidningsfri overgang
Effektiv dokumentstyring – Undgå flaskehalse og sikr en smidig arbejdsproces
Brugervenligt ledelsessystem – Læs, hvorfor brugervenlighed er nøglen til succes

Lad os finde den rigtige løsning til din virksomhed

Book et idémøde, se en demo og find ud af, om du vil have mere hjælp fra os. Det koster dig ikke noget.