Kontraktstyring med IPW

Kontraktstyring er et almindeligt behov i virksomheder. Det kan være til kontrakterne med kunder eller med de leverandører, der leverer råmaterialer. Det kan også være med dem, der leverer ydelser til den øvrige drift – telefoni, forsikringer, konsulentydelser, leasing af kontorudstyr, eller virksomhedens tag over hovedet. Fælles for dem alle er, at det er nødvendigt at have et samlet overblik over kontrakterne for at kende sine samlede forpligtelser. Det gør det muligt at sikre korrekt budgetlægning, rettidig genforhandling, og at man i tide kan opdage de aftaler, der måske er blevet overflødige. Det kan nemt gå galt, hvis de kun kendes af de afdelingsansvarlige, der har indgået dem.

Det behøver ikke kun være leverancekontrakter, det drejer sig om. Det kan fx også være fortrolighedsaftaler, it-sikkerhedserklæringer eller databehandleraftaler.

Kom godt i gang

Der findes softwareløsninger til kontraktstyring. Du kan dog også overveje at lave din egen skræddersyede løsning med IPW Formular.

Med IPW Formular kan du bygge formularer og workflows til din virksomheds mange forskellige behov for registreringer og struktureret behandling. Det er nemt og enkelt, og de kan bygges af dem, der har behovene. Du kan udgive dem i IPW Polaris eller linke til dem fra andre systemer, da det hele er tilgængeligt gennem browseren.

Her er ideer til indholdet af din kontraktstyring. Og hvis du vil kontaktes og høre mere:

Fortæl, hvordan vi kan få kontraktstyring i vores IPW-system

De helt basale informationer

• Kunden eller leverandøren, som kontrakten er indgået med.
• Kontraktens type, fx Leverandørkontrakt, Fortrolighedsaftale, Databehandleraftale
• Og – naturligvis – en vedhæftning af selve kontraktdokumentet.

Eventuelle uddybende informationer

• Beskrivende navn på kontrakten til at uddybe typen.
• Beskrivelse af kontrakten, fx dens formål i virksomheden.
• Hvem har underskrevet i virksomheden.
• Hvem er ansvarlig for kontrakten.
• Hvilken afdeling hører kontraktens leverance til.
• Hvilket driftsaktiv (fx produktionsmaskine) drejer kontrakten sig om.

Relevante datoer

Husk at datofelter i formularer kan have dags dato som forvalgt værdi. Du kan også automatisk udfylde datofelter relativt i forhold til et andet datofelt. Derved kan “Gyldig til” automatisk sættes 24 måneder frem i tiden, mens “Genforhandles” sættes 23 måneder frem i forhold til underskriftstidspunktet.

Betalinger

Hvis kontrakter involverer betaling, er det sjældent faste beløb gennem hele kontraktperioden. Kendes omkostningerne, kan de derfor med fordel laves som en indlejret tabel med følgende oplysninger:

Notifikationer

Kontraktstyring opnår sit fulde potentiale, hvis der også sendes notifikationer til relevante medarbejdere, når vigtige datoer nærmer sig. Det kan for eksempel være:

• Information til den ansvarlige om, at kontrakten er registreret.
• Påmindelse til den ansvarlige 14 dage før udløb af kontraktens gyldighed eller før deadline for opsigelse.
• Påmindelse til den ansvarlige og økonomiafdelingen før hver betalingsfrist.

Læs mere om notifikationer på support.ipw.dk.

Stadier

Har man et større antal kontrakter eller mange involverede medarbejdere, så kan det være en god ide at anvende stadier til den løbende behandling af kontrakter. Så kan der fx være stadier til:

• Oprettelse
• Aktuelle kontrakter
• Kontrakter under genforhandling
• Udløbne/opsagte kontrakter, hvis man ikke blot deaktiverer dem.

Husk at slå historik til i formularen og lav mulighed for kommentarer, hvor det er relevant. Så er det nemt at holde overblik over kontraktens livsforløb.

Læs mere om stadier på support.ipw.dk.

Tjeklister

Måske er der relevante informationer, der skal kontrolleres ved indgåelse af bestemte typer kontrakter. Eller måske kun ved kontrakter, der overstiger en vis sum. Til det formål er betingede felter i din formular en stor hjælp. Så kan der efter behov vises ekstra felter til den enkelte kontraktregistrering.

Rettigheder

Det er jo ikke alle, der skal kunne det hele. Det er heller ikke alle, der overhovedet skal have adgang. Med profiler og rettighedsstyring kan du meget præcist styre, hvilke medarbejdere der skal kunne tilgå de enkelte kontrakter og skal kunne udføre hvilke operationer.

Gør det selv eller få hjælp

Du kan lave det hele selv med IPW Formular. Du kan også få IPW til at hjælpe dig – enten med det hele eller med dele af det. Ingen virksomheders behov er ens. Vi har stor erfaring i at bygge registreringsløsninger af nærmest enhver slags. Selvom du bygger selv, kan vi uden tvivl bidrage med gode forslag til en fornuftig konstruktion, der opfylder lige præcis dine behov. Vi kan også hjælpe med mere avancerede tilbygninger.

Integrationer

Til din kontraktstyring kan det måske være relevant, at formularen med kunder og leverandører automatisk ajourføres fra økonomisystemet. Vores system er åbent for, at fx jeres it-afdeling selv kan lave automatiske integrationer. Det er også noget, vi har stor erfaring med og ofte assisterer med.

Rapporter

Med adgang til databasen via ODBC kan du lave visualiseringer og statistikker i fx Microsoft PowerBI. Det kan fx være et samlet overblik over alle kontrakternes betalingssummer i de enkelte måneder i regnskabsåret, måske fordelt på typer, afdelinger eller costcentre. Du kan også få os til at lave faste rapporter, der sendes via email, eller dynamiske rapporter, hvor kontraktoverblikket nemt kan opsummeres eller afgrænses på bestemte kriterier.