Arbejdseffektiv dokumentstyring

Bokser du lige nu med at få beslutningen om at få et nyt kvalitetsledelsessystem på plads? Præstationskrav, forventninger og økonomi i fuld centrifuge?

Så er du sandsynligvis stødt på begrebet ’dokumentstyring’ og ’dokumenthåndtering’ i din research, og det er vigtigere end nogensinde at forstå, hvad forskellen egentlig er. Og det er lige så vigtigt at reflektere over, hvordan jeres ledelsessystem for alvor kan blive en katalysator for virksomheden, for ’business as usual’ giver i stigende grad ikke mening.

Her er, hvad du skal vide før valg af it-system – og hvorfor kvalitetsansvarlige og virksomhedens øvrige medarbejdere ofte taler forbi hinanden, når det kommer til netop dokumentstyring og dokumenthåndtering.

Forskellen på ’dokumentstyring’ og ’dokumenthåndtering’

’Dokumentstyring’ og ’dokumenthåndtering’ er to nært beslægtede begreber, men de har forskelligt fokus og er ikke helt det samme.

Dokumentstyring refererer til processen med at organisere og regulere dokumenter, så de er præcise, ajourførte og lette at finde. Det primære mål er hele tiden at have én aktuel version af et dokument, der signalerer at være det færdige, vedtagne dokument – i modsætning til en bunke Word-dokumenter i en fælles mappe. Et dokumentstyringssystem giver dermed omfattende kontrol over dokumenter, herunder versionering, godkendelsesprocesser, revisionsspor og compliance-styring.

Dokumenthåndtering refererer til processen med at oprette, dele og opbevare dokumenter. Dokumenthåndteringssystemer fokuserer på samarbejde, og gør det let for medarbejdere at dele og arbejde i dokumenter. Her er tale om en samarbejdsflade, hvor man kan logge på, oprette dokumenter som et projekt og redigere uden at downloade dokumentet for så at uploade på ny.

Problemet med dokumenthåndtering (der er flere)

Selvom mange virksomheder ikke er certificerede, vil de gerne arbejde, som om de var.

Tager man udgangspunkt i ISO9001, skal man angive definerede mål, og hvordan man vil arbejde med dem. Når man beskriver mål, tegner grafer eller laver et diagram i et dokumentstyringssystem som IPW, sættes der styring på, så der er én ansvarlig for dokumentet, og processer dokumenteres hele vejen igennem, til opgaven er udført. IPW er derfor ikke alene en samarbejdsplatform, men en vækstmotor, der driver det interne kredsløb i virksomheden, og sikrer overholdelse af standarder og kvalitetskrav.

I dokumentstyring er essentielt at kunne dokumentere

Hvem der har skrevet hvad hvornår
Hvem, der har godkendt det
Hvem det er tiltænkt
og hvem der har kvitteret for at have læst og forstået det

Funktioner som sporbarhed, versionsstyring, versionshistorik og dokumentation af processer fra start til slut er derimod ikke et fokuspunkt i de dokumenthåndteringssystemer som hyppigst anvendes i virksomheder. Derfor er de ikke specielt egnet til dokumentstyring, som er det behov, kvalitetsafdelingen har.

Betyder det, at virksomheder skal vælge enten et dokumentstyringssystem eller er dokumenthåndteringssystem?

Nej. Det er ikke et enten-eller for virksomheden generelt, men i ledelsessystem/kvalitetssystem-sammenhæng er sondringen vigtig. Virksomheden kan formentlig ikke undvære deres dokumenthåndteringssystem, og der er intet problem i, at de to systemer sameksisterer i virksomheden (hvilket i øvrigt er tilfældet hos langt de fleste af vores kunder. Ja, og hos os selv).

Man skal bare gøre sig klart: Hvad er virksomhedens specifikke behov, mål og ressourcer? Hvis behovet er klassisk dokumenthåndtering, er en samarbejdsflade som det typiske dokumenthåndteringssystem fint, men det er ikke et regulært kvalitetsledelsessystem.

Så hvad indebærer et dokumentstyringssystem?

Ensartethed: Sikrer ensartethed i processer, registreringer, produkter og serviceydelser.
Ledelsesevaluering: Dokumentation på planlægning og muligheder. Afdækning af risici og identifikation af lovkrav.
Videndeling: Etablerer et internt fællessprog, der når ud i alle hjørner af virksomheden.
Målopfyldelse: Værktøj til at sætte udviklingsretning og realisere politikker.
Kompetencestyring: Dokumentation på strategisk ansættelse, uddannelse og beskrivelse af ressourcer.
Intern/Ekstern audit: Dokumentation på målopfyldelse og løbende forbedringer.
Opsporing af svage punkter: Dokumentation på fx korrigerende handlinger.

Den uheldige årsag til, at kvalitetsansvarlige og it-afdelingen taler forbi hinanden

Noget, vi oplever, er, at mange i virksomheden kommer til at sidestille dokumentstyring med dokumenthåndtering. I udgangspunktet tænker it-medarbejderne ofte, at en samarbejdsplatform drevet gennem Stifinder eller cloudbaserede filtjenester kan det samme som et dokumentstyringssystem, og derfor taler de også om Excel, Word og andre systemer, hvor der kan laves registreringer.

Problematikken er, at det ikke er tilstrækkelig tydeligt, at de kvalitetsansvarlige har en arbejdsfunktion med opgaver, som ligger ud over det at håndtere et dokument. Kvalitetsafdelingen er ansvarlig for at redegøre for interne processer, og synliggøre virksomhedens norm i forhold til at udvikle og kvalificere både virksomheden og medarbejdere.

Den form for dokumentation på tværs af virksomheden betyder, at kvalitetsafdelingen har behov for avanceret, intuitivt, lettilgængeligt software til dokumentstyring med godkendelsesflow, historik og tilknyttede relationer. Når it-afdelingen erfarer dét, går det op for dem, at et dokumentstyringssystem som IPW imødekommer alt det – og dermed erstatter øvrige ekstra-programmer til registrering.

Opdatering på AI-parat dokumentstyring?

Anita Larsen, CEO, giver lynhurtigt indblik i vigtige AI strategier og muligheder i jeres dokumentstruktur.

Lad os finde den rigtige løsning til din virksomhed

Book et idémøde, se en demo og find ud af, om du vil have mere hjælp fra os. Det koster dig ikke noget.