Maksimér jeres årsagsanalyse med IPW

Maksimér udbyttet af jeres årsagsanalyse (med sikker gennemførelse af handlingsplaner i IPW) 

Sådan styrker IPW din årsagsanalyse

Vidste du?

Når der opstår fejl og afvigelser, er en grundig årsagsanalyse afgørende for at sikre, at problemerne ikke gentager sig. Men selve analysen er kun første skridt. Den virkelige værdi ligger i, hvordan du som kvalitetsansvarlig arbejder med outputtet: hvordan du identificerer løsninger, sikrer sporbarhed og implementerer handlingsplaner, der fører til varige forbedringer.

Så lad os se på, hvordan du bedst kan omsætte resultater fra en årsagsanalyse til målrettet handling – og hvordan IPW kan understøtte processen.

Fra analyse til handlingsplaner: De kritiske elementer

Årsagsanalyse sat i proces skaber bedre compliance, færre fejl, bedre udnyttelse af ressourcer og i det hele taget identificere de grundlæggende årsager til, hvorfor problemer opstår. Det er som regel også med til at udvikle en kultur af kontinuerlig forbedring og kvalitetssikring.

Men for at sikre, at en årsagsanalyse fører til reel forbedring, bør du først og fremmest rette på brillen og fokusere på tre ting:

1. Skab løsninger, der både retter op og forebygger

Når du har identificeret årsagen til et problem, handler det om at udvikle korrigerende handlinger, der håndterer den aktuelle situation – og forebyggende handlinger, der adresserer de underliggende årsager.

Stil spørgsmål som:

- Løser vi kun symptomet, eller går vi til roden af problemet?
- Er løsningen realistisk i forhold til tid, omkostninger og risiko?
- Kan løsningen anvendes bredere i organisationen?
- Involverer vi de medarbejdere, der kender processerne bedst, for at få praktiske input?

2. Sikring af sporbarhed og dokumentation

Når en løsning er valgt, er det vigtigt at dokumentere processen korrekt. Det gør det muligt at spore ændringer og evaluere, om løsningen faktisk virker (Her har du jo heldigvis IPW til at logge findings, beslutninger og ansvarlige medarbejdere – og sikre versionering af dokumenter og procedurer).

3. Undgå de typiske faldgruber

Overvej potentielt blinde vinkler i årsagsanalysen (dem selv erfarne kvalitetsansvarlige kan overse) – for eksempel:

Menneskelige faktorer: Løsninger, der fokuserer på procedurer og systemer – men overser adfærdsændringer og træningsbehov.
Upstream og downstream-effekter: En ændring i én proces kan skabe uforudsete problemer i en anden.
Data bias: Hvis du kun ser på tilgængelige data, overser du måske underliggende problemer, så supplér analysen med observationer og interviews.
Metodetvang: En analysemetode, der virker for dig, virker måske ikke for din kollega, som også skal lave årsagsanalyser. Intet er værre end en tvungen metode, der bliver brugt forkert. Så vær åben for andre analysemetoder og lås ikke din formular til kun en metode.

Outputtet af de findings, du har afdækket i din årsagsanalyse – uagtet om du har valgt værktøjer som Fishbone-diagram, 5 Whys, Pareto-analyse eller Fault Tree som model – er oplagt at implementere i IPW for det videre arbejde.

Brug IPW som det store anker for systematisk opfølgning på findings

Af: Anton Weijsenfeld, IPW Senior Solution Specialist

Det er selvfølgelig, set fra min stol som senior solution specialist, indlysende smart at integrere handlingsplaner på årsagsanalyse i IPW-systemet.

For det første sikrer den automatiserede sporbarhed, at processen på konkrete, handlingsorienterede indsatser bliver gennemført og uden risiko for, at opgaver går tabt – med en deadline, en entydig ansvarlig, og automatiske notifikationer og opgavelister, hjælper systemet dig med at følge op på de sager, hvor fremskridt mangler, og ved at vise de relevante lister frem af opgaver der på en eller anden grund får brug for opmærksomhed.
For det andet kan du integrere risikovurdering på foreslåede løsninger. Du kan opsætte risikovurdering før og efter løsningen, så du kan sikre dokumentation af risikoreduktion over tid. Du kan også integrere opfølgning, så der følges op på, om løsninger faktisk har virket.

Der er ikke en decideret proces på årsagsanalyse i IPW, da analysen kan gennemføres på mange forskellige måder og med forskellige metoder. Men uanset den valgte metode kan årsagsanalysen og den relaterede handlingsplan ligge inde i systemet på din registrering, så du hele tiden har adgang til de relevante oplysninger.

Vær rageknivsskarp på at integrere årsagsanalysen i dit kvalitetsarbejde!

En årsagsanalyse bør selvsagt ikke være en statisk øvelse, men en dynamisk proces, der fører til varige forbedringer. Og der skal naturligvis følges op med data for at sikre, at en løsning faktisk virker – fx ved at opsætte KPI’er for forbedringer, automatisere dataindsamling fra sensorer eller systemer og skaffe realtidsindsigt i kvalitetsniveauet.

Men pointen er enkel: Der er guldgruber at udnytte ved at være rageknivsskarp på, hvordan årsagsanalyse kan blive en integreret del af dit kvalitetsarbejde.

Lad os finde den rigtige løsning til din virksomhed

Book et idémøde, se en demo og find ud af, om du vil have mere hjælp fra os. Det koster dig ikke noget.