Transparent
IPW Systems / Dokumentstyring

Dokumentstyring og videndeling
– hvordan håndterer I det?

Skab sammenhængende dokumentstyring
i tæt og tillidsfuldt samarbejde

Ineffektiv dokumentstyring påvirker … alt i en virksomhed. Du ser konsekvenserne af en enkelt uregelmæssighed hele vejen igennem procesmaskineriet.

For IPW var det fra begyndelsen centralt at gøre dokumentstyring strømlinet, forfriskende enkelt og kompromisløst pålideligt, bogstavlig talt.

Grundstenen er et workflowbaseret dokumentstyrings-, dokumenthåndterings- og videndelingssoftware. Her samles alle procesbeskrivelser, instruktioner og opgaver, som måske i dag håndteres i dokumenthåndteringssystem, Excel, på papir eller via emails frem og tilbage.  

Udover lettilgængelig registrering bygger IPW på fuld sporbarhed og versionsstyring og versionshistorik. Du kan se, hvornår et dokument er oprettet, hvem der har redigeret i det, og hvad der er ændret. Tilsvarende får du dokumentation på, at relevante medarbejdere har læst og forstået et aktuelt dokument.

Kort og godt: En vækstmotor, der dokumenterer løbende forbedring, forbereder til audit og møder rapporteringskrav ved ISO standarder. 

 

Se vores softwarepakker her: IPW Standard, IPW Plus, IPW Premium 

Hvad opnår du ved digital dokumentstyring?

  • Fuld historik på dokumenter fra start til slut.
  • Fleksibelt redigerings-, godkendelses- og udgivelsesflow
  • Fuld versionskontrol på alle dokumenter og filtyper
  • Klar ansvarsallokering og indikation på, hvor indhold bør opdateres.
  • Automatisk notifikation til valgte medarbejdere ved ajourføring
  • Nem deling og et gnidningsfrit samarbejde mellem brugere og afdelinger.
  • Kontrolleret adgang sikrer, at kun relevante personer har adgang.
  • Identificerer dubletter og reducerer risikoen for fejl.

Dokumenthåndtering og dokumentstyring
– hvad er hvad?

 

Det er egentligt simpelt: I det klassiske dokumenthåndteringssystem tilgår man dokumenter via cloud service. Man kan downloade dem til sin enhed, håndtere forskellige versioner og uploade dem igen. Her er der tale om en samarbejdsflade, som du kender det fra andre IT-systemer.

Et dokumentstyringssystem omfatter – udover dokumenthåndtering – også konsekvent styring af dokumenter med godkendelsesflow, tilknyttede relationer og fuld historik.

Derfor kommer din IT-afdeling let til at sammenligne dokumenthåndtering og dokumentstyring

Hvordan sikrer vi transparent dokumentation i realtid? Hvordan synliggør vi virksomhedens norm i forhold til at udvikle og kvalificere vores virksomhed og medarbejdere? Og hvordan indfrier vi rapporteringskrav fra ledelsen?

Som kvalitetsansvarlig er det dit perspektiv.

Dine opgaver er imidlertid anderledes tværgående og afhængige af dokumentstyring, end det er tilfældet for mange af dine kollegaer. Derfor oplever du måske en mild skepsis fra IT- afdelingen, for kan et system til dokumenthåndtering og dokumentstyring ikke det samme?

Fra deres perspektiv kan det virke tilstrækkeligt med Excel, Word og et eller andet dokumenthåndteringssystem, hvor I laver jeres registreringer.

Her udfordrer vi dem på, hvordan virksomheden styrer arbejdet med fx reklamationer. Hvor bliver de registreret – og hvordan redegør I for historikken af jeres arbejde?

Så går det op for dem: Jamen, har et dokumentstyringssystem både registrering, dokumentation og effektiv dokumentstyring af processer fra start til slut, så det erstatter alle de her ekstra programmer?

Ja! 

Så det er afgørende at gøre sig klart – hvad er det strategisk og økonomisk fornuftige valg? Dokumenthåndtering eller dokumentsstyring?

 

Oplev et dokumentstyringssystem,
der er med dig i hverdagen

”Da vi fik IPW, gentænkte vi hele processen for at skabe et effektivt kommunikationsflow og et strømlinet dokumentationsflow i én samlet formular. Med den nye formular er arbejdsgangen lettet for alle, og vi sparer rundt regnet en time dagligt i administrationen. Det er vi selvsagt rigtig godt tilfredse med.”

 

Kristina Sloth Nielsen, OSK-ShipTech

Mere om OSK-ShipTechs brug af IPW her.

AI-parat dokumentstyring

Hvad IPW-kenderen går efter

Dokumentstyring er udfordrende, især med AI's voksende rolle. CEO Anita giver skarpe råd til at styrke din dokumentstruktur og fremtidssikre dig.

Dit navn(Påkrævet)
Samtykke(Påkrævet)

Næstegenerationens dokumentstyringssystem er komplekst. Men spørger du os, er det enkelt.

Få et uforpligtende løsningsforslag