ISO Dyrlægen og dinTANDLÆGE har fundet sammen om at tilpasse IPW’s rammeløsning efter deres egne, særlige krav til funktionalitet. Resultatet er en simpel, effektiv og fremtidssikret videndelingsplatform – målrettet medarbejdere i en travl praksis.

Selvom man er interesseorganisationer for to forskellige faggrupper, er der mange paralleller i den daglige administration. Sådan tænkte de hos ISO Dyrlægen, da de blev nødt til at erstatte deres kvalitetsstyringssystem med en ny, mere moderne platform.  Ræsonnementet var, at de ville gå efter en økonomisk fornuftig løsning baseret på et standardsystem, der kunne justeres så det mindede om deres hidtidige system – og samtidig gå sammen med en anden interesseorganisation om at dele investeringen. Under deres research faldt ISO Dyrlægen over dinTANDLÆGE, der stod foran en koncerncertificering, og som samtidig havde brug for bedre aktivitetsstyring ude på klinikkerne.

Brugervenligt ledelsessystem til praksisser med ISO 9001-certificering

”Vores ønske var at få et system med nogenlunde samme funktionalitet og grafiske brugerflade, som det, vi hidtil havde arbejdet i. En let tilgængelig og effektiv platform, der løbende bliver vedligeholdt og opgraderet, og som tager afsæt i dagligdagen på et dyrehospital, hvor der kun er 2-3 minutter hist og pist til diverse småopgaver”, siger Lone Sønnichsen, kvalitetschef ved ISO Dyrlægen.

Valget af softwareløsning faldt på IPW, som blev anbefalet for deres fleksible rammeløsning, og ISO Dyrlægen og dinTANDLÆGE viste sig at være overraskende enige om deres systemkrav og om tidshorisonten på projektet. De var også enige om et udviklingsforløb med én projektleder, som blev Lone Sønnichsen.

“ISO 9001 er en enkel og elegant certificering, der sikrer både kvalitet, patientsikkerhed, kundetilfredshed, medarbejdertilfredshed og effektivitet, og det kan aflæses positivt og direkte på bundlinjen, at en praksis er ISO-certificeret. Derfor har overliggeren været høj, og derfor har det haft stor værdi, at IPW har så stor indsigt i ISO 9001”, siger Lone Sønnichsen.

Begge organisationer har nu fået implementeret et procedure/aktivitetssystem, der håndterer alle daglige, ugentlige, månedlige, kvartalsvise og årlige aktiviteter og procedurebeskrivelser på den enkelte klinik. Fundamentet for systemet er standardbeskrivelser og procedurer på alt fra sterilisering af operationsudstyr til aftørring af tandlægestolen, men siden godkendelsen af en første prototype har de to interesseorganisationer valgt at få opsat flere funktionaliteter, så systemerne i dag er lidt forskellige. Og mens ISO Dyrlægen fik massekonverteret alle procedurer fra den tidligere løsning, har dinTANDLÆGE hyret skoleelever til at indføre data manuelt i det nye system.

Jette Møll, marketingmedarbejder ved Sekretariatet for dinTANDLÆGE, siger om forløbet:

”Det var et stort rugbrødsarbejde, vi havde foran os. Store ISO håndbøger – én for hver klinik – der skulle ind i det nye system, og det kunne ikke bare konverteres. Derfor fik vi fire skoledrenge til copy-paste det hele ind, efter at vi selv havde oprettet klinikkerne, og IPW havde indlæst alle klinikkernes medarbejdere for os. Vores gamle system blev lukket ned på en fast skæringsdato, og efterfølgende blev vi klar med de nye håndbøger til alle klinikkerne. Overgangen fra det gamle system til det nye er forløbet ganske fornuftigt. Vi opdagede dog på et tidspunkt, at aktivitetslisten ikke fungerede som den skulle, hvilket gav nogle forskydninger på datoerne på aktivitetslisten, men det blev rettet, og det har virket perfekt lige siden. Systemet er nemt at bruge, og det er ikke mange support-opkald, vi får her på Sekretariatet mere. ”

Også introduktionen til medlemmerne har været grebet forskelligt an. Ved dinTANDLÆGE valgte man at lave et kursusforløb på deres halvårlige uddannelsesdag. Sidenhen har der været afholdt superbrugerkursus for klinikejere og nøglepersoner med 4-5 klinikker pr. dag. Ved ISO Dyrlægen var der ikke behov for en egentlig introduktion, eftersom den grafiske brugerflade på de daglige funktioner minder om det hidtidige system. Dog blev der i månederne efter skiftet til den nye løsning afholdt 10 workshops rundt omkring i hele landet. Her har fokus været kommunikation og indsigt.

”Det vigtige er, at den enkelte medarbejder på klinikken tager en tur op i helikopteren. At de forstår og tager ejerskab for, hvor stor en hjælp den interne videndeling kan være for en kollega – det er forudsætningen for engagement og dermed også større effektivitet og medarbejdertilfredshed. De værktøjer, som klinikkerne nu har fået til rådighed, hjælper dem ikke med at blive en bedre dyrlæge eller tandlæge – men det er med til at sikre, at de får bedre tid til at være henholdsvis dyrlæge eller tandlæge, og det hjælper dem ved at skabe overblik og struktur over alle de mange aktiviteter, der skal til for at drive en langt bedre praksis”, siger Lone Sønnichsen.