Da jeg få måneder siden kom til Brødr. Ewers, havde virksomheden IPW, men udnyttede kun en brøkdel af mulighederne. Systemet blev opfattet som et fællesdrev med begrænset struktur og dokumenter oprettet dobbelt i forskellige versioner. Man vidste ikke, hvor ting lå og brugte kun det, jeg kalder Google-feltet: ’Søg og du skal finde’. Hvorfor ved jeg ikke, men dejligt for mig, for jeg har arbejdet med IPW i mange år, og får lov til at bygge et system nærmest fra bunden.

Uproblematisk overblik og adgang for alle medarbejdere

Allerede nu har vi lavet PDF’er og papirformularer om til aktive IPW Dokumenter, så vi ved, hvor de er, hvem, der har bolden og har fuld versionsstyring. Jeg har ændret hele interface på IPW-forsiden, så procedurerne er tilknyttet de relevante områder, og hver afdeling har nem adgang til det, der er aktuelt for dem. 

Derudover gør vi nu brug af stadier og notifikationer, så alt er på vej ind i IPW i stedet for, at vi har noget i IPW og noget, vi hver især skal huske i Outlook eller Excel. Jeg har også aktiveret mobilvisning, så chauffører, lagermedarbejdere og andre uden adgang til PC kan indberette direkte på deres telefon. Vores sælgere kan indrapportere reklamationer via mobilvisning, mens de er ved kunden.

Som ny og ved nye tiltag kan man være nervøs, men i stedet for at forslå ændringer, har jeg bygget formularer og vist, hvordan det kunne gøres. Og alle har taget megagodt imod det. De kan kun se fordelene, og foreslår ting, der kan komme over i IPW. Nu skal vi så have bygget det færdigt i en fart, så samtlige lokationer gør brug af IPW. Whistleblowerformular, som vi også har implementeret, aktiverer vi i næste måned.